Informacje o ochronie danych

dla klientów, dostawców, kandydatów i pozostałych partnerów biznesowych

Informacje o przetwarzaniu danych zgodnie z art. 13 RODO

W jaki sposób gromadzimy Twoje dane? Informacje o przetwarzaniu danych klientów, dostawców, dotyczących kandydatów i pozostałych partnerów biznesowych.

Nazwa i dane kontaktowe administratora

Administratorem w rozumieniu prawa o ochronie danych jest firma

medi GmbH & Co. KG
Medicusstr. 1
D-95448 Bayreuth
Germany
Telefon: 0921 912-0
Telefax: 0921 912-57
E-mail: info@medi.de

Reprezentowana przez dyrektorów zarządzających: Dirka Treibera, Gerharda Kolba, Stefana Weihermüllera

W naszej firmie wyznaczyliśmy zewnętrznego inspektora ochrony danych. Można się z nim skontaktować w następujący sposób:

Christian Volkmer 
Projekt 29 GmbH & Co. KG 
Ostengasse 14 
D-93047 Regensburg
Germany
Tel.: +49 (0)941-2986930
E-Mail: anfragen@projekt29.de

Danych klientów i dostawców

Gromadzenie i przechowywanie danych osobowych; rodzaj, cel i wykorzystywanie

W przypadku zawierania z nami stosunku umownego gromadzone są następujące informacje:

  • forma zwracania się, tytuł, imię, nazwisko
  • adres
  • adres e-mail
  • numer telefonu (stacjonarny i/lub komórkowy)
  • ewent. numer faksu (jeśli dostępny i pożądany)
  • ewent. dane dotyczące konta
  • ewent. data urodzenia
  • ewent. dane dostępowe (jeśli konieczne do celów współpracy)
  • ewent. dane dotyczące wiarygodności kredytowej (związane z daną sprawą lub wyrywkowo)
  • ewent. rezultat sprawdzenia sankcji

Dodatkowo w związku z daną sprawą w przypadku pacjentów/konsumentów końcowych:

  • w przypadku wykonywania na miarę: osobiste dane pomiarowe, ewent. związane z tym wskazanie (dane dotyczące zdrowia)
  • w przypadku reklamacji: zdjęcia, ewent. też z podłożem zdrowotnym, np. nietolerancje itp. (dane dotyczące zdrowia)

Poza tym gromadzone są wszystkie informacje, które są niezbędne do realizacji umowy.

Gromadzone dane mogą również obejmować szczególne kategorie danych osobowych w rozumieniu art. 9 RODO. Zaliczane są tu np. dane ujawniające pochodzenie rasowe i etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub ideologiczne albo przynależność do związków zawodowych, jak również dane genetyczne lub biometryczne lub dane dotyczące zdrowia. Podczas realizacji umowy gromadzone są przede wszystkim np. dokumenty ubezpieczeniowe, korespondencja, zaświadczenia lekarskie lub wyniki medyczne itp. Ewentualnie dane te mogą być za Państwa zgodą zażądane od osób trzecich (np. od lekarza prowadzącego) lub dane są przekazywane przez osoby trzecie (np. kasę chorych).

Gromadzenie danych osobowych, jak też specjalnych kategorii danych osobowych”] ma miejsce,

  • aby móc identyfikować Państwa jako klienta lub dostawcy,
  • aby móc odpowiednio Państwa informować,
  • aby móc wypełniać nasze obowiązki umowne wobec Państwa,
  • aby móc wywiązywać się z naszych obowiązków prawnych,
  • w celu korespondencji z Państwem,
  • w celu wystawiania faktur lub ewent. w ramach wezwania do zapłaty,
  • do celów dozwolonej reklamy bezpośredniej,
  • w celu dochodzenia wszelkich roszczeń wobec Państwa.

Przetwarzamy dane osobowe przy okazji Państwa zapytania/zlecenia, a przetwarzanie jest konieczne w wymienionych celach do realizacji Państwa zlecenia i do wypełnienia zobowiązań wynikających z służącej za podstawę umowy. (Podstawa prawna art. 6, 1b RODO).

Jeśli zapisali się Państwo do otrzymywania newslettera lub biorą Państwo udział w konkursie, podstawą gromadzenia i przetwarzania danych jest Państwa zgoda (podstawa prawna art. 6, 1a RODO). Mogą ją Państwo w każdej chwili nieformalnie wycofać ze skutkiem na przyszłość.

Zgromadzone dane osobowe będą przechowywane do końca prawnego obowiązku ich przechowywania przez kupców (6 lub 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym rozwiązano stosunek umowny), a następnie będą usunięte. Wyjątkowo nie ma to zastosowania, jeśli na podstawie obowiązków przechowywania wynikających z prawa podatkowego lub handlowego (zgodnie z kodeksem handlowym, kodeksem karnym lub ordynacją podatkową) jesteśmy zobowiązani do dłuższego przechowywania lub jeśli wyrazili Państwo zgodę na przechowywanie wykraczające poza podany zakres.

Kandydatów

Jakie dane są przez nas przetwarzane? I w jakim celu?

Przetwarzamy dane przesłane nam przez Państwa w związku z podaniem o pracę w celu sprawdzenia, czy są Państwo odpowiednimi osobami na dane stanowisko (lub ewent. inne wolne stanowiska w naszej firmie), oraz w celu przeprowadzenia procedury aplikacyjnej.

Na jakiej podstawie prawnej się to odbywa?

Podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych w tej procedurze aplikacyjnej jest przede wszystkim § 26 niemieckiej Ustawy o ochronie danych (BDSG) w wersji obowiązującej od dnia 25.05.2018 roku. Zgodnie z tym dopuszczalne jest przetwarzanie danych, które są potrzebne w związku z decyzją o uzasadnieniu nawiązania stosunku pracy. Jeśli dane będą ewent. potrzebne po zakończeniu procedury aplikacyjnej do celów postępowania prawnego, przetwarzanie danych może odbywać się na podstawie wymogów art. 6 RODO, w szczególności w celu ochrony uzasadnionych interesów na podstawie art. 6 ust. 1f) RODO. W takim przypadku nasz interes polega na dochodzeniu roszczeń lub obronie przed roszczeniami.

Jak długo przechowywane są dane?

Dane kandydatów są usuwane po 6 miesiącach w przypadku odrzucenia zgłoszenia. W przypadku wyrażenia przez Państwa zgody na dalsze przechowywanie danych osobowych dane te zostaną dodane do naszej puli kandydatów. Znajdujące się tam dane zostaną usunięte po upływie rok. Jeśli w ramach procedury aplikacyjnej uzyskali Państwo stanowisko, dane z systemu danych kandydatów zostaną przeniesione do naszego systemu informacji personalnej.

Do jakich odbiorców przekazywane są dane?

W procedurze aplikacyjnej wykorzystujemy wyspecjalizowanego dostawcę oprogramowania. Działa on na naszą rzecz jako usługodawca i ewentualnie może również uzyskać wiedzę o Państwa danych osobowych w związku z konserwacją i pielęgnacją systemów. Zawarliśmy z tym usługodawcą tzw. umowę o przetwarzaniu na zlecenie, która gwarantuje, że przetwarzanie danych odbywa się w dopuszczalny sposób. Po otrzymaniu Państwa podania o pracę dane kandydata są przeglądane przez dział personalny. Odpowiednie podania o pracę są następnie przekazywane wewnętrznie do osoby odpowiedzialnej w danym dziale, w którym dostępne jest wolne stanowisko. Następnie koordynowane jest dalsze postępowanie. W firmie dostęp do Państwa danych mają zasadniczo tylko te osoby, które tego potrzebują do prawidłowego przebiegu naszej procedury aplikacyjnej.

Gdzie są przetwarzane dane?

Dane są przetwarzane wyłącznie w centrach danych Republiki Federalnej Niemiec.

Przekazywanie danych osobom trzecim

Klientów i dostawców

Przekazywanie Państwa danych osobowych osobom trzecim zasadniczo nie ma miejsca. Wyjątki od tej zasady obowiązują tylko w zakresie, w jakim jest to konieczne do realizacji stosunków umownych z Państwem. Obejmuje to w szczególności przekazywanie wyznaczonym przez nas usługodawcom (tzw. przetwarzający na zlecenie) lub innym osobom trzecim, których działalność jest niezbędna do realizacji umowy (np. firmy wysyłkowe lub banki). W odniesieniu do tych osób trzecich w każdym przypadku jest zagwarantowane, że przekazane dane mogą być wykorzystywane przez osoby trzecie wyłącznie do wymienionych celów. 

Kandydatów

W procedurze aplikacyjnej wykorzystujemy wyspecjalizowanego dostawcę oprogramowania. Działa on na naszą rzecz jako usługodawca i ewentualnie może również uzyskać wiedzę o Państwa danych osobowych w związku z konserwacją i pielęgnacją systemów. Zawarliśmy z tym usługodawcą tzw. umowę o przetwarzaniu na zlecenie, która gwarantuje, że przetwarzanie danych odbywa się w dopuszczalny sposób. 

Państwa prawa jako osoby, której dane dotyczą

Jako osobie, której dotyczy przetwarzanie danych, przysługują Państwu różne prawa:

  • prawo do wycofania: W dowolnym momencie mogą Państwo wycofać wyrażone przez siebie zgody. Przetwarzanie danych na podstawie wycofanej zgody nie może być już kontynuowane w przyszłości. 
  • prawo do dostępu: Mogą Państwo zażądać udostępnienia informacji o przetwarzanych przez nas Państwa danych osobowych. Dotyczy to w szczególności celów przetwarzania danych, kategorii danych osobowych, ewent. kategorii odbiorców, okresu przechowywania, ewent. pochodzenia danych oraz ewent. istnienia automatycznego podejmowania decyzji, łącznie z profilowaniem, i ewent. istotnych informacji dotyczących ich szczegółowych danych.
  • prawo do skorygowania: Mogą Państwo zażądać skorygowania nieprawidłowych lub uzupełnienia przechowywanych przez nas danych osobowych. 
  • prawo do usunięcia: Mogą Państwo zażądać usunięcia przechowywanych przez nas Państwa danych osobowych, jeśli ich przetwarzanie nie jest niezbędne do wykonywania prawa do wolności wypowiedzi i informacji, do spełnienia prawnego obowiązku, z uwagi na interes publiczny lub w celu dochodzenia, wykonania lub obrony roszczeń prawnych.
  • prawo do ograniczenia przetwarzania: Mogą Państwo zażądać ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych, jeśli kwestionują Państwo prawidłowość danych, przetwarzanie jest niezgodne z prawem, ale odmawiają Państwo ich usunięcia. Poza tym mają Państwo takie prawo, jeśli dane nie są nam już potrzebne, ale są potrzebne Państwu do dochodzenia, wykonania lub obrony roszczeń prawnych. Ponadto mają Państwo takie prawo, jeśli złożyli Państwo sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych osobowych.
  • prawo do przenoszenia danych: Mogą Państwo zażądać, aby Państwa dane osobowe, które nam Państwo udostępnili, były przekazane przez nas w formacie ustrukturyzowanym, aktualnym i nadającym się do odczytu maszynowego. Alternatywnie mogą Państwo zażądać bezpośredniego przekazania Państwa danych osobowych, które nam Państwo udostępnili, innemu administratorowi, jeśli jest to możliwe. 
  • prawo do wniesienia skargi: Mogą Państwo wnieść skargę do organu nadzorczego ds. ochrony danych, np. jeśli uważają Państwo, że przetwarzamy Państwa dane osobowe niezgodnie z prawem. Mają Państwo prawo złożyć skargę do organu nadzorczego ds. ochrony danych w związku z przetwarzaniem przez nas danych osobowych.
    Naszym organem nadzorczym ds. ochrony danych jest:

    Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
    Promenade 27
    D-91522 Ansbach
    Germany
    Telefon: +49 (0) 981 53 1300
    E-mail: poststelle@lda.bayern.de

Prawo do sprzeciwu

Jeśli przetwarzamy Państwa dane osobowe w oparciu o uzasadniony interes, mają Państwo prawo do sprzeciwienia się takiemu przetwarzaniu. Jeśli chcą Państwo skorzystać z przysługującego Państwu prawa do sprzeciwu, wystarczające jest powiadomienie w formie pisemnej. Mogą Państwo skierować do nas pismo, przesłać faks lub zwrócić się do nas pocztą elektroniczną. Nasze dane kontaktowe znajdują się w punkcie 1 niniejszej informacji o ochronie danych.